Sử dụng phương pháp 5W1H hiệu quả

Phương pháp 5W1H là một công cụ tư duy phân tích hiệu quả, thường được sử dụng để giải quyết vấn đề, lập kế hoạch, và phân tích một tình huống hoặc ý tưởng. Tên gọi 5W1H xuất phát từ các câu hỏi mà phương pháp này đặt ra, bao gồm: What (Cái gì?), Why (Tại sao?), Who (Ai?), When (Khi nào?), Where (Ở đâu?), How (Như thế nào?).

Sau Thế chiến thứ hai, các công ty lớn tại Nhật Bản như Toyota đã áp dụng tư duy đặt câu hỏi từ phương pháp 5W1H trong sản xuất và quản lý. Đặc biệt trong hệ thống Toyota Production System (TPS), 5W1H kết hợp với các phương pháp như 5 Why (5 Tại sao) để phân tích nguyên nhân gốc rễ và tối ưu hóa quy trình.

1. Hiểu rõ phương pháp 5W1H

What? (Cái gì?)

• Mục đích: Xác định rõ vấn đề, mục tiêu, hoặc công việc cần làm trong quá trình sản xuất.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Vấn đề nào đang xảy ra trong dây chuyền sản xuất?
  • Chúng ta cần sản xuất gì?
  • Các chỉ tiêu sản xuất cụ thể là gì?

Ví dụ:

• Vấn đề là gì?
  → Năng suất của dây chuyền sản xuất giảm 15% trong tháng vừa qua.
• Chúng ta muốn sản xuất cái gì?
  → Sản xuất 10.000 đơn vị sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng mỗi tuần.
• Mụ đích là gì?
  → Đạt mục tiêu tăng năng suất lên 20% trong quý tới.

Why? (Tại sao?)

• Mục đích: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc lý do cho một quyết định sản xuất.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Tại sao sản lượng giảm?
  • Tại sao sản phẩm lỗi tăng?
  • Tại sao cần điều chỉnh quy trình sản xuất?

Ví dụ:

• Tại sao hiệu quả giảm sút?
  → Nguyên nhân: Máy móc cũ kỹ, thời gian chết trong sản xuất (downtime) tăng cao.
• Tại sao sản phẩm lỗi bị tăng?
  → Nguyên nhân: Quy trình kiểm tra chất lượng không hiệu quả.
• Tại sao cần thiết bị mới?
  → Để giảm thời gian sửa chữa và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Who? (Ai?)

• Mục đích: Xác định những người liên quan đến quá trình sản xuất, từ nhân công đến quản lý.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Ai chịu trách nhiệm chính?
  • Ai tham gia vào từng giai đoạn sản xuất?
  • Ai là khách hàng của sản phẩm?

Ví dụ:

• Ai chịu trách nhiệm bảo trì máy móc?
  → Đội bảo trì kỹ thuật.
• Ai cần thực hiện kế hoạch sản xuất?
  → Quản lý sản xuất và giám đốc điều hành.
• Ai là người dùng cuối?
  → Khách hàng trong ngành công nghiệp ô tô.

Where? (Ở đâu?)

• Mục đích: Xác định địa điểm hoặc khu vực cụ thể liên quan đến vấn đề hoặc quá trình sản xuất.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Vấn đề xảy ra ở khu vực nào của nhà máy?
  • Dây chuyền nào cần cải tiến?
  • Sản phẩm sẽ được phân phối ở đâu?

Ví dụ:

• Đâu là điểm nghẽn trong sản xuất?
  → Khu vực lắp ráp cuối cùng trong dây chuyền sản xuất.
• Nên lắp đặt máy móc ở đâu?
  → Khu vực gia công kim loại để giảm thời gian xử lý.
• Sản phẩm hoàn thiện sẽ được vận chuyển đến đâu?
  → Phân phối đến các kho hàng tại miền Nam và miền Trung.

When? (Khi nào?)

• Mục đích: Xác định thời gian xảy ra vấn đề hoặc thời điểm cần hoàn thành công việc.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Khi nào vấn đề bắt đầu xuất hiện?
  • Khi nào cần hoàn thành sản xuất?
  • Thời hạn giao hàng là khi nào?

Ví dụ:

• Việc chậm trễ sản xuất bắt đầu từ khi nào?
  → Từ tháng trước khi có sự cố máy móc.
• Khi nào chúng tôi cần hoàn thành sản xuất?
  → Trước ngày 31/01 để kịp giao hàng.
• Khi nào chúng ta nên triển khai hệ thống kiểm soát chất lượng mới?
  → Bắt đầu trong tuần tới.

How? (Như thế nào?)

• Mục đích: Xác định phương pháp và các bước để giải quyết vấn đề hoặc cải tiến quy trình sản xuất.
• Câu hỏi cần đặt ra:
  • Làm thế nào để cải thiện năng suất?
  • Quy trình nào cần thay đổi?
  • Nguồn lực nào cần bổ sung?

Ví dụ:

• Làm sao để giảm thời gian chết?
  → Lên lịch bảo trì định kỳ và đào tạo công nhân vận hành máy.
• Làm sao để cải thiện chất lượng sản phẩm?
  → Áp dụng hệ thống kiểm tra chất lượng tự động (AI).
• Làm thế nào để tối ưu hóa việc sử dụng nguyên liệu?
  → Xây dựng hệ thống quản lý nguyên liệu thông minh.

Xem thêm: Thiết kế hệ thống truy xuất nguồn gốc

2. Cách sử dụng 5W1H hiệu quả

Để sử dụng phương pháp 5W1H hiệu quả, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình sau:

Hiểu rõ mục đích sử dụng

• Xác định mục tiêu cụ thể: Trước khi sử dụng, hãy biết rõ bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề gì hoặc đạt được điều gì.
  Ví dụ: Giải quyết lỗi sản phẩm, tăng năng suất, hoặc cải thiện quy trình.

Thu thập thông tin toàn diện

• Hãy thu thập đủ dữ liệu và ý kiến từ những người liên quan. Đừng dựa vào giả định mà cần tìm hiểu thực tế.
  • Nguồn thông tin: Dữ liệu từ báo cáo, ý kiến từ nhân viên, hoặc kết quả khảo sát.
    Ví dụ: Nếu sản phẩm lỗi, bạn cần dữ liệu về tỷ lệ lỗi, nguyên nhân, và các điểm yếu trong dây chuyền sản xuất.

Phân tích từng câu hỏi một cách chi tiết

Khi sử dụng 5W1H, hãy tập trung vào từng câu hỏi và trả lời chi tiết nhất có thể:

• What: Hãy chắc chắn bạn hiểu rõ vấn đề hoặc mục tiêu.
• Why: Tìm nguyên nhân gốc rễ, tránh giải quyết triệu chứng mà bỏ qua cốt lõi.
• Who: Xác định người có trách nhiệm và người bị ảnh hưởng.
• Where: Giới hạn phạm vi vấn đề để tiết kiệm nguồn lực.
• When: Thiết lập thời gian cụ thể để dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ.
• How: Xây dựng các bước thực hiện khả thi, có thể đo lường và đánh giá được.

Áp dụng tư duy phân tích

• Đặt câu hỏi lặp lại nếu cần: Với mỗi câu trả lời, bạn có thể đặt thêm câu hỏi để đi sâu hơn.
  Ví dụ:
  • Why is downtime increasing?
    → Máy móc cũ kỹ.
  • Why are the machines not upgraded?
    → Ngân sách chưa được phê duyệt.
• Sử dụng biểu đồ hoặc công cụ hỗ trợ: Biểu đồ Ishikawa (xương cá) hoặc 5 Why có thể giúp bạn phân tích nguyên nhân dễ dàng hơn.

Phối hợp nhóm làm việc

• Tổ chức các cuộc họp nhóm để thảo luận câu trả lời cho từng câu hỏi.
• Đảm bảo mọi người đều hiểu vấn đề và có trách nhiệm đóng góp.
  Lưu ý: Các thành viên trong nhóm cần đa dạng (quản lý, nhân viên kỹ thuật, vận hành) để có góc nhìn toàn diện.

Xây dựng kế hoạch hành động

Sau khi phân tích, hãy chuyển đổi kết quả thành các bước hành động cụ thể:

• Ưu tiên: Bắt đầu từ những vấn đề quan trọng và dễ thực hiện.
• Thời gian thực hiện: Đặt mốc thời gian cho từng giai đoạn.
• Nguồn lực: Xác định cần bao nhiêu nhân lực, tài chính và công cụ để thực hiện.
• Theo dõi và đánh giá: Lập kế hoạch để kiểm tra tiến độ và đánh giá kết quả.

Thực hành thường xuyên

• Sử dụng trong mọi tình huống: Không chỉ áp dụng khi có vấn đề mà nên sử dụng để lập kế hoạch, tối ưu hóa quy trình.
• Rút kinh nghiệm: Sau mỗi lần áp dụng, xem lại kết quả để cải thiện phương pháp sử dụng trong tương lai.

Ví dụ minh họa: Giảm thời gian chết (downtime) trong sản xuất

• What: Máy móc thường xuyên ngừng hoạt động (downtime).
• Why: Máy cũ, bảo trì không đúng lịch, nhân viên vận hành thiếu kỹ năng.
• Who: Đội bảo trì, quản lý sản xuất, nhân viên vận hành.
• Where: Khu vực lắp ráp sản phẩm.
• When: Downtime tăng mạnh trong 3 tháng qua.
• How:
  • Lên lịch bảo trì định kỳ.
  • Đào tạo kỹ năng vận hành cho nhân viên.
  • Đề xuất ngân sách nâng cấp máy móc.

Tổng kết

Phương pháp 5W1H sẽ hiệu quả nếu bạn:

• Áp dụng có hệ thống, bám sát câu hỏi và đi sâu vào chi tiết.
• Phối hợp nhóm làm việc và tận dụng dữ liệu thực tế.
• Chuyển đổi kết quả phân tích thành kế hoạch hành động cụ thể, khả thi.

Tài liệu tham khảo:

1. The 5W1H Method : Project Management defined and applied – https://www.wimi-teamwork.com/
2. A Comprehensive Guide to the 5W1H Method – https://safetyculture.com/
3. 5W1H method – solving a problem with 6 questions – https://t2informatik.de/