Trong môi trường sản xuất áp dụng theo năng suất, nhiều áp lực bạn có bao giờ gặp những tình huống công nhân không hợp tác và phản ứng với nhiệm vụ được giao. Để không ảnh hưởng đến những công nhân khác và không gián đoạn công việc của xưởng, đòi hỏi người quản lý phải có sự nhanh nhạy và chuyên nghiệp để xử lý ngay lập tức tại thời điểm xảy ra vấn đề để ngăn chặn các phản ứng dây chuyền và đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để và ngăn ngừa tái diễn. Dưới đây là các bước giải quyết để bạn tham khảo:
1. Xử lý hiện trường
1.1. Bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc
Hành động:
- Giữ bình tĩnh, không phản ứng gay gắt hoặc chỉ trích công nhân trước tập thể.
- Tạm dừng công việc để đánh giá tình hình.
Lý do:
- Phản ứng nóng vội có thể làm tình huống trở nên căng thẳng, dẫn đến mất kiểm soát.
- Công nhân sẽ dễ tiếp thu hơn nếu người quản lý thể hiện sự bình tĩnh và chuyên nghiệp.
1.2. Gọi riêng công nhân để trao đổi
Hành động:
- Mời công nhân ra khỏi khu vực làm việc hoặc đến nơi yên tĩnh để tránh ảnh hưởng đến người khác.
- Hỏi rõ ràng nhưng với thái độ tôn trọng, ví dụ:
- “Anh/chị có gặp khó khăn gì khi thực hiện nhiệm vụ này không?”
- “Có vấn đề gì khiến anh/chị chưa hoàn thành công việc không?”
Lý do:
- Giữ trao đổi riêng tư thể hiện sự tôn trọng và tránh làm công nhân cảm thấy bị mất mặt trước đồng nghiệp.
- Câu hỏi mở giúp công nhân có cơ hội chia sẻ vấn đề của họ.
1.3. Lắng nghe và phân tích tình huống
Hành động:
- Lắng nghe câu trả lời từ công nhân, không ngắt lời hoặc phán xét ngay.
- Xác định vấn đề là do:
- Không hiểu nhiệm vụ.
- Thiếu khả năng thực hiện.
- Thái độ bất hợp tác.
- Các yếu tố bên ngoài (mệt mỏi, áp lực, mâu thuẫn).
Lý do:
- Việc hiểu đúng nguyên nhân tại thời điểm đó là cần thiết để đưa ra hướng giải quyết phù hợp, tránh xử lý sai hoặc không công bằng.
1.4. Đưa ra chỉ dẫn hoặc hỗ trợ ngay lập tức
Hành động:
- Nếu do không hiểu công việc: Giải thích lại nhiệm vụ một cách cụ thể, kèm theo hướng dẫn rõ ràng.
Ví dụ: “Anh/chị cần làm theo trình tự này để hoàn thành công việc.”
- Nếu do thiếu khả năng: Sắp xếp người hỗ trợ hoặc điều chỉnh công việc phù hợp hơn trong thời điểm đó.
- Nếu do vấn đề thái độ: Nhắc nhở nhẹ nhàng về trách nhiệm, ví dụ:
“Chúng ta đều có vai trò quan trọng trong nhóm, anh/chị hãy cố gắng hợp tác để đạt mục tiêu chung.”
Lý do:
- Giải quyết vấn đề ngay tại chỗ giúp công việc không bị gián đoạn lâu và công nhân cảm thấy được hỗ trợ.
5. Nhắc nhở quy định và trách nhiệm
Hành động:
- Nếu công nhân vẫn không hợp tác, nhắc nhở một cách nghiêm túc nhưng không mất đi tính lịch sự:
“Theo quy định, anh/chị cần hoàn thành nhiệm vụ này để đảm bảo tiến độ công việc chung. Nếu có vấn đề gì khác, hãy chia sẻ ngay.”
- Yêu cầu công nhân cam kết thực hiện nhiệm vụ và theo dõi quá trình thực hiện.
Lý do:
- Cần thể hiện sự nghiêm túc và nhấn mạnh trách nhiệm để công nhân ý thức được tầm quan trọng của công việc.
6. Lưu ý xử lý tiếp theo (nếu cần)
Hành động:
- Nếu công nhân vẫn không tuân thủ sau nhắc nhở, lập biên bản ghi nhận sự việc để xử lý sau theo quy định.
- Thông báo cho cấp quản lý cấp cao hơn (nếu tình huống nghiêm trọng).
Lý do:
- Việc ghi nhận sự việc tạo cơ sở cho các bước xử lý tiếp theo một cách minh bạch và đúng quy trình.
Xử lý ngay lúc đó cần kết hợp giữa sự mềm mỏng, lắng nghe và kiên quyết, đảm bảo công nhân hiểu được vấn đề và trách nhiệm của họ. Điều này không chỉ giúp giải quyết tình huống trước mắt mà còn ngăn chặn tình trạng tương tự xảy ra trong tương lai.
Xem thêm: Áp dụng DISC trong quản trị nhân sự
2. Hướng giải quyết sau sự việc
Sau khi xử lý tình huống ngay tại hiện trường, các bước tiếp theo cần thực hiện nhằm đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để và ngăn ngừa tái diễn. Dưới đây là các bước cụ thể:
2.1. Ghi nhận và báo cáo sự việc
Hành động:
- Lập biên bản hoặc ghi chép lại sự việc, bao gồm:
- Thời gian, địa điểm xảy ra vấn đề.
- Nguyên nhân và hành vi không tuân thủ của công nhân.
- Các biện pháp đã thực hiện ngay tại hiện trường.
- Phản hồi từ công nhân và kết quả xử lý ban đầu.
- Báo cáo sự việc cho cấp quản lý cao hơn (nếu cần).
Lý do:
- Tài liệu hóa sự việc giúp lưu giữ bằng chứng và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình xử lý.
- Báo cáo cấp trên nếu cần sự hỗ trợ hoặc để có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình.
2.2. Theo dõi việc thực hiện công việc sau sự cố
Hành động:
- Quan sát và kiểm tra xem công nhân có thực hiện công việc đúng như cam kết hay không.
- Hỗ trợ công nhân nếu họ gặp khó khăn hoặc cần thêm hướng dẫn.
- Trao đổi với các đồng nghiệp khác để đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự việc đến nhóm hoặc tiến độ chung.
Lý do:
- Việc theo dõi cho thấy sự quan tâm của quản lý và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kế hoạch.
- Ngăn chặn các hành vi tái phạm hoặc thái độ tiêu cực lan rộng trong nhóm.
2.3. Đánh giá và phân tích nguyên nhân sâu xa
Hành động:
- Họp nhóm hoặc phỏng vấn các bên liên quan (nếu cần) để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của sự việc:
- Do công nhân không hiểu rõ công việc hay không đủ kỹ năng?
- Do môi trường làm việc không phù hợp hoặc áp lực công việc quá cao?
- Có mâu thuẫn nội bộ hoặc vấn đề cá nhân nào không?
- Đánh giá xem sự việc có phải là dấu hiệu của vấn đề lớn hơn (quy trình, văn hóa, hoặc chính sách).
Lý do:
- Phân tích nguyên nhân sâu xa giúp ngăn ngừa tái diễn sự cố tương tự và cải thiện hệ thống quản lý nhân sự hoặc quy trình làm việc.
2.4. Thực hiện các biện pháp cải thiện
Hành động:
- Dựa trên kết quả phân tích, áp dụng các biện pháp cải thiện, như:
- Đào tạo lại: Bổ sung kỹ năng hoặc kiến thức cho công nhân.
- Điều chỉnh quy trình: Làm rõ vai trò, trách nhiệm hoặc quy định làm việc.
- Tăng cường giao tiếp: Tạo kênh để công nhân dễ dàng chia sẻ khó khăn.
- Cải thiện môi trường làm việc: Đảm bảo điều kiện lao động, an toàn và phúc lợi phù hợp.
Lý do:
- Những biện pháp cải thiện không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tinh thần làm việc.
2.5. Đưa ra các biện pháp xử lý dài hạn (nếu cần)
Hành động:
- Nếu công nhân tái phạm hoặc có thái độ không hợp tác kéo dài, cần áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật theo quy định, ví dụ:
- Nhắc nhở chính thức hoặc cảnh cáo bằng văn bản.
- Tạm đình chỉ công việc hoặc thay đổi vị trí công tác.
- Xem xét mức độ nghiêm trọng để đưa ra quyết định sa thải (nếu không còn giải pháp khác).
- Đảm bảo tất cả các bước xử lý tuân thủ quy định pháp luật và chính sách công ty.
Lý do:
- Biện pháp dài hạn đảm bảo tính công bằng và kỷ luật trong tổ chức.
- Giải quyết dứt điểm các hành vi vi phạm ảnh hưởng đến sự vận hành chung.
2.6. Đánh giá hiệu quả xử lý và cải thiện kỹ năng quản lý
Hành động:
- Đánh giá lại hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện:
- Sự việc đã được giải quyết triệt để chưa?
- Công nhân và các thành viên khác có cảm thấy hài lòng và hợp tác hơn không?
- Rút kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng quản lý:
- Xem xét các điểm cần cải thiện trong cách xử lý của bản thân hoặc hệ thống quản lý.
Lý do:
- Đánh giá sau sự việc giúp cải thiện kỹ năng quản lý nhân sự và xây dựng quy trình xử lý tình huống tốt hơn trong tương lai.
Sau khi xử lý tại hiện trường, bước tiếp theo tập trung vào ghi nhận sự việc, theo dõi, phân tích nguyên nhân, và thực hiện các biện pháp cải thiện. Điều này không chỉ giải quyết vấn đề hiệu quả mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, công bằng và minh bạch.
3. Case study: Công nhân không tuân thủ công việc được giao
