Các nguyên tắc cốt lõi của Kaizen giúp tổ chức và cá nhân tập trung vào việc cải tiến từng bước nhỏ nhưng hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình. Tinh thần Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển mà còn tạo động lực cho mỗi cá nhân trong công việc và cuộc sống.
3.1. Tập trung vào con người
Kaizen nhấn mạnh rằng con người là trung tâm của mọi sự cải tiến. Tất cả nhân viên, từ cấp cao đến cấp thấp, đều có vai trò và trách nhiệm trong việc đóng góp ý tưởng và thực hiện cải tiến.
- Khuyến khích tham gia: Lãnh đạo cần tạo ra môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy an toàn để chia sẻ ý kiến, dù là ý tưởng nhỏ nhất.
- Trao quyền: Các tổ chức cần trao quyền để nhân viên tự chủ thực hiện các sáng kiến. Điều này không chỉ giúp cải tiến quy trình mà còn gia tăng tinh thần làm việc nhóm và động lực cá nhân.
Ví dụ: Ở các nhà máy sản xuất như Toyota, nhân viên trên dây chuyền sản xuất được khuyến khích đề xuất cải tiến nhỏ để tăng hiệu suất hoặc giảm lỗi.
3.2. Cải tiến nhỏ nhưng liên tục
Kaizen cho rằng những thay đổi nhỏ, nếu được thực hiện liên tục, sẽ tích tụ thành kết quả lớn theo thời gian. Điều này khác với việc áp dụng những cải tiến lớn có thể tốn kém và rủi ro cao.
- Bước tiến nhỏ: Mỗi thay đổi nhỏ dễ dàng thực hiện và ít gây xáo trộn cho hệ thống hiện tại.
- Liên tục: Không có điểm dừng cho cải tiến, bởi luôn có cách để làm tốt hơn.
Ví dụ: Một nhân viên văn phòng có thể bắt đầu bằng việc sắp xếp lại bàn làm việc để dễ dàng tìm kiếm tài liệu, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc hàng ngày.
3.3. Loại bỏ lãng phí (Muda)
Một trong những mục tiêu chính của Kaizen là loại bỏ các lãng phí không cần thiết, còn gọi là “Muda” trong tiếng Nhật. Có 7 loại lãng phí phổ biến:
- Lãng phí trong sản xuất thừa: Sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế.
- Lãng phí chờ đợi: Thời gian chết khi nhân viên hoặc máy móc không hoạt động.
- Lãng phí vận chuyển: Chuyển hàng hóa hoặc nguyên liệu không cần thiết.
- Lãng phí xử lý: Các bước xử lý phức tạp nhưng không tạo ra giá trị gia tăng.
- Lãng phí tồn kho: Lưu trữ quá nhiều nguyên liệu hoặc sản phẩm.
- Lãng phí di chuyển: Chuyển động không cần thiết của nhân viên.
- Lãng phí do sai sót: Sản phẩm lỗi hoặc phải làm lại.
Ví dụ: Tại một cửa hàng, việc bố trí hàng hóa sao cho khách dễ tìm kiếm không chỉ tăng trải nghiệm khách hàng mà còn giảm thời gian tìm kiếm.
3.4. Chú trọng vào quá trình
Kaizen nhấn mạnh rằng để đạt được kết quả tốt, cần tập trung cải thiện quá trình thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng.
- Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ: Khi phát sinh vấn đề, sử dụng công cụ như 5 Why (Hỏi 5 lần “Tại sao”) để tìm ra nguyên nhân cốt lõi và giải quyết triệt để.
- Kiểm soát quy trình: Đảm bảo rằng các bước trong quy trình làm việc được tối ưu hóa, từ đó giảm lỗi và tăng hiệu quả.
Ví dụ: Trong sản xuất, nếu phát hiện một sản phẩm bị lỗi, không chỉ sửa lỗi đó mà cần kiểm tra toàn bộ quy trình để tìm ra khâu gây lỗi.
3.5. Tư duy dài hạn
Kaizen không phải là một chiến lược ngắn hạn mà là một triết lý hướng đến thành công bền vững.
- Đặt mục tiêu dài hạn: Cải tiến từng bước nhỏ nhưng liên tục sẽ giúp tổ chức tiến tới mục tiêu lớn hơn.
- Kiên nhẫn và cam kết: Các kết quả lớn thường cần thời gian để phát huy hiệu quả, do đó, cần có sự cam kết từ lãnh đạo và nhân viên.
Ví dụ: Thay vì chỉ cố gắng tăng doanh thu ngay lập tức, một công ty có thể tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng niềm tin với khách hàng, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững.
Pingback: Phương pháp SMART là gì? - Quản trị sản xuất