Kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Rủi ro là khả năng xảy ra các biến cố, sự cố hoặc tình huống không mong muốn có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, làm gián đoạn quá trình và gây tổn thất cho doanh nghiệp. Trong sản xuất, rủi ro có thể bao gồm các yếu tố như mất mát nguyên liệu, hư hỏng thiết bị, lỗi sản phẩm, hoặc vấn đề an toàn lao động.

1. Vai trò của quản lý rủi ro trong sản xuất?

Quản lý rủi ro trong sản xuất không chỉ là một lựa chọn, mà còn là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do cụ thể giải thích vì sao điều này lại quan trọng:

1.1. Giảm thiểu tổn thất:

• Tài chính: Rủi ro không được kiểm soát có thể dẫn đến những khoản lỗ lớn về tiền bạc, do các sự cố như hư hỏng máy móc, nguyên vật liệu bị lỗi, hoặc chậm trễ trong giao hàng.
• Thời gian: Các sự cố bất ngờ có thể làm gián đoạn quy trình sản xuất, kéo dài thời gian hoàn thành dự án và gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Uy tín: Những sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm, an toàn lao động hoặc các vấn đề pháp lý có thể làm tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp, khiến khách hàng mất niềm tin.

1.2. Tăng cường hiệu quả sản xuất:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Bằng cách xác định và xử lý các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực như nhân lực, tài chính và vật liệu.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Quản lý rủi ro giúp giảm thiểu lỗi và sự cố trong quá trình sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Cải thiện năng suất: Khi các rủi ro được kiểm soát, quá trình sản xuất diễn ra trơn tru hơn, giảm thiểu thời gian ngừng máy và tăng năng suất lao động.

1.3. Đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất:

• Phản ứng nhanh với khủng hoảng: Khi có sự cố xảy ra, doanh nghiệp đã có kế hoạch ứng phó sẵn, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và nhanh chóng khôi phục hoạt động sản xuất.
• Tăng cường khả năng thích ứng: Quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đối phó với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.

1.4. Tuân thủ pháp luật và các tiêu chuẩn:

• Tránh các rủi ro pháp lý: Quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, môi trường, an toàn và chất lượng sản phẩm.
• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng: Nhiều khách hàng ngày nay đặt ra các yêu cầu cao về chất lượng và an toàn sản phẩm. Quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp đáp ứng được những yêu cầu này.

1.5. Tăng cường khả năng cạnh tranh:

• Giảm chi phí: Bằng cách giảm thiểu các tổn thất do rủi ro gây ra, doanh nghiệp có thể giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận.
• Nâng cao hình ảnh: Một doanh nghiệp có hệ thống quản lý rủi ro tốt sẽ được khách hàng và đối tác tin tưởng hơn.

Quản lý rủi ro trong sản xuất là một quá trình chủ động giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh. Đây là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đạt được sự phát triển bền vững.

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro khác nhau, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng sản phẩm và thậm chí là sự tồn tại của doanh nghiệp. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp cùng với hình ảnh minh họa:

2.1. Rủi ro về Chất lượng

• Sản phẩm lỗi:
  • Nguyên nhân: Do lỗi thiết kế, lỗi quy trình sản xuất, nguyên liệu kém chất lượng, hoặc do sai sót của người lao động.
  • Ảnh hưởng: Giảm uy tín thương hiệu, tốn kém chi phí sửa chữa, đổi trả và có thể dẫn đến thu hồi sản phẩm.
• Không đạt tiêu chuẩn:
  • Nguyên nhân: Do không tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, quy định của khách hàng hoặc các tiêu chuẩn ngành.
  • Ảnh hưởng: Sản phẩm không được chấp nhận, gây thiệt hại về tài chính và uy tín.

2.2. Rủi ro về Tiến độ

• Trì hoãn dự án:
  • Nguyên nhân: Do thiếu nguồn lực, sự cố kỹ thuật, thay đổi thiết kế, hoặc các yếu tố bên ngoài như thiên tai.
  • Ảnh hưởng: Mất khách hàng, tăng chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
• Giao hàng chậm:
  • Nguyên nhân: Do các vấn đề liên quan đến sản xuất, vận chuyển hoặc thủ tục hải quan.
  • Ảnh hưởng: Mất uy tín, phạt hợp đồng, gây khó khăn cho khách hàng.

2.3. Rủi ro về Chi phí

• Tăng chi phí nguyên vật liệu:
  • Nguyên nhân: Do biến động giá cả thị trường, thiếu hụt nguồn cung, hoặc thay đổi tỷ giá hối đoái.
  • Ảnh hưởng: Giảm lợi nhuận, tăng giá thành sản phẩm.
• Chi phí sản xuất vượt quá dự kiến:
  • Nguyên nhân: Do lỗi trong quá trình lập kế hoạch, sự cố máy móc, hoặc thay đổi thiết kế.
  • Ảnh hưởng: Giảm lợi nhuận, gây áp lực lên dòng tiền.

2.4. Rủi ro về An toàn

• Tai nạn lao động:
  • Nguyên nhân: Do không tuân thủ quy định an toàn, thiết bị bảo hộ lao động không đầy đủ, hoặc môi trường làm việc không an toàn.
  • Ảnh hưởng: Gây tổn thương về người, tăng chi phí bảo hiểm, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
• Cháy nổ:
  • Nguyên nhân: Do chập điện, rò rỉ gas, hoặc các yếu tố khác liên quan đến điện, lửa.
  • Ảnh hưởng: Gây thiệt hại về tài sản, ảnh hưởng đến môi trường và có thể gây thương vong.

2.5. Rủi ro về Môi trường

• Ô nhiễm môi trường:
  • Nguyên nhân: Do xả thải chất thải chưa qua xử lý, tiếng ồn, hoặc các hoạt động sản xuất gây ô nhiễm không khí, nước.
  • Ảnh hưởng: Phạt hành chính, tổn hại đến uy tín, ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng.

2.6. Rủi ro về Pháp lý

• Vi phạm bản quyền:
  • Nguyên nhân: Sử dụng công nghệ, thiết kế hoặc thương hiệu của người khác trái phép.
  • Ảnh hưởng: Phạt hành chính, kiện tụng, tổn hại đến uy tín.
• Tranh chấp hợp đồng:
  • Nguyên nhân: Do các bên không thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng.
  • Ảnh hưởng: Mất khách hàng, tốn kém chi phí pháp lý.

Các rủi ro trên chỉ là một phần nhỏ trong số rất nhiều rủi ro mà doanh nghiệp sản xuất có thể gặp phải. Để quản lý hiệu quả các rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro toàn diện, bao gồm các hoạt động xác định, đánh giá, và kiểm soát rủi ro.

Các bước quản trị rủi ro

Xem thêm: Đánh giá hiệu quả sản xuất qua KPIs

3. Kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Quản lý rủi ro là một quá trình liên tục, nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực có thể xảy ra trong quá trình sản xuất. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quá trình kiểm soát rủi ro, cùng với ví dụ minh họa:

Bước 1: Nhận diện rủi ro

• Mục tiêu: Xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
• Ví dụ: Trong một nhà máy sản xuất đồ uống, các rủi ro có thể bao gồm: sự cố máy móc, nguyên liệu hết hạn, tai nạn lao động, biến động thị trường, v.v.

Bước 2: Đánh giá rủi ro

• Mục tiêu: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Ví dụ: Sử dụng ma trận rủi ro để đánh giá rủi ro “sự cố máy móc”. Nếu sự cố xảy ra, nó có thể gây ra thiệt hại lớn về tài sản và gián đoạn sản xuất. Khả năng xảy ra sự cố này phụ thuộc vào tuổi thọ của máy móc, lịch trình bảo trì và chất lượng bảo dưỡng.

Bước 3: Ứng phó rủi ro

• Mục tiêu: Lựa chọn các biện pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro.
• Ví dụ: Để giảm thiểu rủi ro “sự cố máy móc”, nhà máy có thể:
  • Tránh: Thay thế các máy móc cũ bằng máy móc mới, công nghệ hiện đại hơn.
  • Giảm thiểu: Tăng cường bảo trì định kỳ, đào tạo nhân viên vận hành, lắp đặt các thiết bị an toàn.
  • Chuyển giao: Mua bảo hiểm máy móc.
  • Chấp nhận: Tiếp tục sử dụng máy móc cũ và chấp nhận rủi ro, nhưng có kế hoạch dự phòng.

Bước 4: Kiểm soát rủi ro

• Mục tiêu: Thực hiện các biện pháp đã lựa chọn và theo dõi hiệu quả.
• Ví dụ: Để kiểm soát rủi ro “nguyên liệu hết hạn”, nhà máy có thể:
  • Thiết lập hệ thống quản lý kho hàng chặt chẽ.
  • Kiểm tra hạn sử dụng của nguyên liệu thường xuyên.
  • Đặt ra quy định về nhập kho và xuất kho nguyên liệu.

Bước 5: Giám sát và đánh giá

• Mục tiêu: Đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro và điều chỉnh nếu cần.
• Ví dụ: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá hiệu quả của các biện pháp bảo trì máy móc. Nếu phát hiện các vấn đề mới, cần điều chỉnh kế hoạch bảo trì cho phù hợp.

Ví dụ minh họa toàn bộ quá trình:

Giả sử một nhà máy sản xuất thực phẩm đóng hộp muốn giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm.

1. Nhận diện: Xác định các rủi ro như: nguyên liệu nhiễm khuẩn, lỗi trong quá trình đóng gói, sản phẩm bị biến chất.
2. Đánh giá: Sử dụng ma trận rủi ro để đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro. Ví dụ, rủi ro “nguyên liệu nhiễm khuẩn” có thể gây ra ngộ độc thực phẩm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng và uy tín của công ty.
3. Ứng phó: Thực hiện các biện pháp như: kiểm tra nghiêm ngặt chất lượng nguyên liệu đầu vào, tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, đào tạo nhân viên về quy trình sản xuất.
4. Kiểm soát: Thực hiện các kiểm tra thường xuyên về chất lượng sản phẩm tại các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất.
5. Giám sát: Thu thập dữ liệu về các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm, phân tích nguyên nhân và điều chỉnh các biện pháp kiểm soát nếu cần.

Các công cụ hỗ trợ:

• Ma trận rủi ro: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro.
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): Phân tích các chế độ lỗi và ảnh hưởng của chúng.
• FTA (Fault Tree Analysis): Xây dựng cây lỗi để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố.
• Phần mềm quản lý rủi ro: Giúp tự động hóa quá trình quản lý rủi ro.

Lưu ý: Quản lý rủi ro là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng một cách hệ thống các bước trên, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng cường sự cạnh tranh.

4. Công cụ hỗ trợ kiểm soát rủi ro

Để quản lý rủi ro hiệu quả trong sản xuất, doanh nghiệp cần áp dụng một loạt các công cụ và phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số công cụ và phương pháp phổ biến:

Các Phương Pháp Nhận Diện Rủi Ro:

• Phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp để xác định các rủi ro tiềm ẩn.
• Kiểm tra danh sách kiểm: Sử dụng danh sách các rủi ro thường gặp trong ngành để đối chiếu và xác định rủi ro cho doanh nghiệp mình.
• Phỏng vấn chuyên gia: Thu thập ý kiến từ các chuyên gia trong ngành, nhân viên trực tiếp sản xuất để xác định các rủi ro.
• Phân tích dữ liệu lịch sử: Xem xét các sự cố, tai nạn đã xảy ra trong quá khứ để dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
• Phương pháp Delphi: Thu thập ý kiến từ một nhóm các chuyên gia về một vấn đề cụ thể, qua nhiều vòng hỏi để đạt được sự đồng thuận.

Các Công Cụ Đánh Giá Rủi Ro:

• Ma trận rủi ro: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra của từng rủi ro, giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng nhất.
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): Phân tích các chế độ lỗi và ảnh hưởng của chúng, giúp xác định các điểm yếu trong quy trình sản xuất.
• FTA (Fault Tree Analysis): Xây dựng cây lỗi để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố, giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp khắc phục triệt để.
• What-if analysis: Đặt ra các câu hỏi “Nếu điều gì xảy ra” để xác định các tác động tiềm ẩn của các sự kiện bất ngờ.

Các Phương Pháp Xử Lý Rủi Ro:

• Tránh rủi ro: Không tham gia vào các hoạt động có khả năng gây ra rủi ro cao.
• Giảm thiểu rủi ro: Thực hiện các biện pháp để giảm thiểu tác động của rủi ro, ví dụ như tăng cường đào tạo, nâng cấp thiết bị.
• Chuyển giao rủi ro: Chuyển giao rủi ro cho bên thứ ba, ví dụ như mua bảo hiểm.
• Chấp nhận rủi ro: Quyết định chấp nhận rủi ro nếu lợi ích mang lại lớn hơn chi phí.

Các Công Cụ Quản Lý Rủi Ro Khác:

• Plan-Do-Check-Act (PDCA): Một vòng lặp liên tục để cải tiến quy trình và giảm thiểu rủi ro.
• 5S: Một phương pháp tổ chức nơi làm việc giúp giảm thiểu lỗi và tai nạn.
• Kaizen: Cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành rủi ro lớn.
• Phần mềm quản lý rủi ro: Các phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa quá trình quản lý rủi ro, tạo báo cáo và theo dõi tiến độ.

Ví dụ Áp Dụng:

• Ngành sản xuất ô tô: Sử dụng FMEA để phân tích các lỗi có thể xảy ra trong quá trình lắp ráp, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ.
• Ngành thực phẩm: Áp dụng HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) để xác định và kiểm soát các nguy cơ về an toàn thực phẩm.
• Ngành xây dựng: Sử dụng phương pháp What-if analysis để đánh giá các rủi ro liên quan đến thời tiết, địa chất và an toàn lao động.

Việc lựa chọn các công cụ và phương pháp quản lý rủi ro phù hợp phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và đặc thù của từng doanh nghiệp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro toàn diện, bao gồm cả các quy trình, thủ tục và trách nhiệm của từng bộ phận.

Tài liệu tham khảo:

1. What is Risk Management? – https://www.ibm.com/
2. What is risk management? Importance, benefits and guide – https://www.techtarget.com/
3. What Is Risk Management & Why Is It Important? – https://online.hbs.edu/